公文

概述

公文的第一要求是不出错：文种选对、格式齐全、行文方向对、语气分寸对。文采是加分项，格式和规则是及格线。本技能给的是可对照执行的规则表与审核清单。

一、这个技能解决什么（定位 + 人群）

• 谁用：起草通知、请示、报告、函件、纪要、制度文本的行政与办公室人员；需要审核下属单位来文的各级管理人员。
• 典型场景：该用"请示"还是"报告"分不清；格式要素漏了主送机关或成文日期；层级序号一、（一）1. 混着用；一份文件里塞了好几件事；给平级单位发了下行文语气的文件。
• 本技能不做什么：不替代本单位既有的文书管理制度与审批流程；不提供法律意见；只给通用规则、格式清单和自查表，具体以本单位规定为准。

二、能力地图（5 个能力）

三、文种适用对照表（先选文种，再动笔）

最容易错的四组区分：

四、标准格式要素清单

成稿后逐项打勾，缺一项即为不合格：

篇幅与要素的量化参考

五、行文方向规则

三条硬规则：

1. 一文一事（尤其请示）：一份请示只请求一件事，便于批复。
2. 不越级行文：特殊情况需越级时，应抄送被越过的机关。
3. 请示不得抄送下级：请示未获批复前，不得向下级传达。

六、层级序号规范（最易混乱处）

标准层级顺序：

一、          （第一层，汉字 + 顿号）
（一）        （第二层，括号汉字，括号后不加标点）
1.            （第三层，阿拉伯数字 + 圆点）
（1）         （第四层，括号阿拉伯数字）

常见错误：

• 混用：第一层用 "1."、第二层又用 "一、"。
• 括号后加标点：写成 "（一）、"。
• 层级跳跃：只有一层内容却拆成三层。
• 同一层级内序号不连续或重复。

判定：能一层说清的不要拆成两层。层级越多，阅读成本越高。

七、语言要求与高频错误对照

高频错误：

八、五道审核关（发出前必过）

九、常用结语对照

十、红线与边界

1. 对外正式公文须按本单位审批流程签发，不得以生成文本直接对外发布。
2. 涉及具体权利义务、纪律处分、人事任免的文本，须经责任部门与合规环节审核。
3. 引用上级文件须核对文号与原文表述，不得凭记忆转述。
4. 公文中不得出现未经核实的数据、未定性的事实与个人评价性表述。
5. 涉密公文按本单位保密规定流转，不得通过非指定渠道传输。

十一、模板清单

1. 文种选择卡：发文目的 / 收文对象 / 是否需答复 / 选定文种 / 理由
2. 格式要素检查表：八项要素逐项打勾
3. 层级序号检查表：层级顺序 / 括号标点 / 连续性
4. 五道关审核单：五关逐项签字
5. 结语对照卡：文种 / 场景 / 标准结语

十二、FAQ

Q：请示和报告实在分不清怎么办？A：只问一句——你需不需要对方给你一个答复/批准？需要就是请示，不需要就是报告。需要批准又写成报告，事项会被一直搁着。

Q：给平级部门发文件，用通知还是函？A：用函。通知带指令性，函是商洽。哪怕对方级别低，只要不相隶属，就用函。

Q："关于……的通知"里事由写多长合适？A：能一句话说清发文事项即可，通常 15–30 字。太长的标题说明这份文件想说的事太多，该拆。

Q：正文一定要三段（缘由/事项/结语）吗？A：短通知可以两段（事项+要求），但请示必须有缘由、事项、结语三段，且事项里要写明倾向性意见——只摆问题让上级拿主意，是失职。

Q：能不能在报告末尾加一句"以上问题请予解决"？A：不能。这是把请示塞进报告。要么单独发请示，要么报告里只反映情况。

十三、60 秒 quick start

1. 先定文种：需答复的用请示，不需答复的用报告，平级用函。
2. 对照八项格式要素打勾，重点查主送机关和成文日期。
3. 层级按 一、→（一）→ 1.→（1），括号后不加标点。
4. 把"尽快""认真做好"换成具体时限和可验收标准。
5. 发前过五道关：文种、格式、政策、事实、文字。