工作流拆解

概述

AI辅助拆解工作流程（六步公式）

适用场景

• 用户用一句话或口语描述一个业务流程，希望变成可执行/可交接的SOP
• 用户想知道流程里哪些步骤能交给AI或系统自动化
• 用户需要状态机、步骤表、数据流、异常清单等交付物

核心原则

• AI负责出初稿和查漏补缺，用户负责判断和拍板
• 永远先要"原始描述"（现状），再结构化；不要直接替用户"设计理想流程"
• 拆完必须建议拿一个真实案例跑一遍验证边界

六步公式：触发 → 状态机 → 步骤表 → 数据流 → 边界追问 → 自动化分级

Step 1 说清触发

问清：谁 / 什么时候 / 什么事件启动这个流程。产出：一句话触发条件。

Step 2 画状态机

把流程对象看作有生命周期的事物，列出从创建到关闭的所有状态＋流转条件。

• 标注等待态（需外部动作推进）与处理态（系统在跑）
• 必须检查旁路状态（跳过/退出自动链）与回退箭头

产出：状态清单＋文字箭头流转图。

Step 3 拆步骤表

每步一行：步骤编号｜触发方式｜输入｜执行动作｜输出｜执行角色（人/系统/AI）。判断分支必须写"是→走X／否→走Y"；等待环节标注预期时长。

Step 4 理数据流

每步读什么、写什么、存在哪（哪张表/哪个字段/哪个附件）。产出：数据管线说明；不理清则自动化会在第二步断掉。

Step 5 追问边界（最值钱的一步）

六类必问：并发冲突／异常中断／超时处理／空值缺失／状态回退／权限隔离。另追问现实脏活：同一人连发多条怎么合并、消息没带编号怎么关联、外部依赖容量或权限受限怎么绕过。产出：按严重程度排序的异常处理清单。

Step 6 标自动化分级

每步三选一＋一句话理由：

• ✅ 全自动：纯规则判断、信息搬运、格式转换、模板填充
• ⚠️ 半自动：AI出初稿/建议，人做最终判断或补充
• ❌ 人工：创造力、商业决策、物理操作、复杂人际沟通

最后给"改造优先级"：哪3步最值得先自动化、为什么。

三个实操提示词（直接复用）

提示词A：第一轮拆解（状态机＋步骤表）

你是一位业务流程分析师，擅长把模糊的口头描述拆解为可执行的工作流SOP。
我的原始流程描述：
【一句话描述你的流程，像跟新同事交接一样讲】
请按以下格式输出：
1. 状态机：列出工作对象从创建到关闭的所有状态，及状态间流转条件（箭头图）
2. 步骤表：每行一步【步骤编号｜触发方式｜输入｜执行动作｜输出｜执行角色（人/系统/AI）】
3. 数据流：关键字段是什么、存在哪里、谁写谁读
要求：步骤不超过10个；每个判断分支列出"是→走X／否→走Y"；等待环节单独标注等待时长。
开始前，先问我三个你认为我最可能没想清楚的问题。

提示词B：边界追问（防翻车）

你是一位经验丰富的QA工程师，擅长找到流程设计中的漏洞和边界情况。
以下是一条工作流的拆解结果：
【粘贴提示词A的输出】
请逐项检查6类边界问题，发现问题给出场景描述和建议处理方式：
1. 并发冲突：同一条记录被多人同时操作怎么办
2. 异常中断：某步执行失败，重试还是回退？谁来感知
3. 超时处理：等待超过预期怎么办？需要升级通知吗
4. 空值缺失：关键输入缺失（没附图、没编号），拒绝还是猜测
5. 状态回退：后续发现前序有误，能否退回？退到哪里
6. 权限隔离：不同角色能看/操作哪些步骤？有无越权风险
输出表格：【编号｜边界类型｜具体场景｜当前问题｜建议处理】；不超过15条，按严重程度排序。

提示词C：自动化分工标注

你是一位AI落地顾问，擅长判断流程中哪些环节适合AI接管、哪些必须留给人。
以下是一条完整工作流（含状态机和步骤表）：
【粘贴步骤表】
请为每一步标注并给一句话理由：
全自动：纯规则判断、信息搬运、格式转换、模板填充
半自动：AI出初稿/建议，人做最终判断
人工：需要创造力、商业决策、物理操作或复杂人际沟通
最后输出"自动化改造优先级"：哪3步最值得先自动化？为什么？

交付格式约定

• 状态机用文字箭头：状态A →[触发条件]→ 状态B，旁路/回退单独列
• 步骤表用Markdown表，列固定为：步骤｜触发方式｜输入｜执行动作｜输出｜执行者
• 边界清单用表：场景｜问题表现｜解决方案，按严重程度排序
• 分工用 ✅/⚠️/❌ 三档＋理由
• 结尾固定补一句：建议拿一个真实案例跑一遍，第一次拆解通常漏约30%边界情况

质量红线

1. AI会一本正经地编：数字、日期、人名必须用户亲自核对
2. 涉密和敏感信息先脱敏再输入，或不输入
3. 输出不是终稿：落款的是用户，负责的是用户
4. 不跳过原始描述直接设计流程——那给出的是行业最佳实践，不是用户的现实
5. 拆完必须跑真实案例验证

验证

• 状态机自检：每个状态都有进入和退出路径？有无死锁状态（只进不出）？
• 步骤表自检：每步的输出是否被后续某步作为输入消费？断链即漏步骤
• 边界自检：六类边界每类至少回答一条"本流程不适用"或具体方案，不允许留空

参考文件

• references/templates.md：5套带走自练模板（按时间线）＋2张空白表（工作流拆解一页纸、状态流转记录表）